L’art. 34 del d.P.R. 223/1989 prevede che alle amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità, l'ufficiale di anagrafe rilascia, anche periodicamente, elenchi dei residenti; ai privati invece possono rilasciarsi solo dati, resi anonimi ed aggregati quando ne facciano richiesta per fini statistici e di ricerca. Sul concetto di dato personale, ovvero su cosa debba intendersi per dato anonimo e aggregato, si rimanda a quanto al provvedimento n.4 del 20/06/2007, inerente il concetto dei dati personali, del Gruppo dei Garanti europei sulla privacy (vedi: http://www.privacy.it/archivio/grupripareri200704.html), in particolare il paragrafo 3 sull'identificazione della persona fisica.

Gli elenchi anagrafici possono essere utilizzati, per esclusivo uso di pubblica utilità, anche in caso di applicazione della disciplina in materia di comunicazione istituzionale: l’art. 177 del codice della privacy prevede che “il Comune può utilizzare gli elenchi di cui all’art 34 del d.P.R. 223 per uso esclusivo di pubblica utilità anche in caso di applicazione della disciplina in materia di comunicazione istituzionale” (Ministero dell'Interno, parere 3 maggio 2005).

Perciò, ai privati è sempre e comunque vietato il rilascio di elenchi anagrafici; alle pubbliche amministrazioni è invece consentito in quanto ne facciano formale e motivata richiesta nella quale sia specificata la esigenza istituzionale che con quegli elenchi mirano a soddisfare. Riportiamo in sintesi alcune situazioni ricorrenti.

Soggetti pubblici o gestori di pubblici servizi, possono accedere agli elenchi dell'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) convenzionandosi con il Ministero dell'Interno, mentre per accedere alle banche dati dell'Anagrafe della Popolazione locale, è necessario convenzionarsi con il Comune.

Gestore dei servizi pubblici locali

Nelle forme previste dal Testo Unico degli Enti Locali(TUEL d.Lgs. 267/2000). Una volta che sia stato formalmente esplicitato il rapporto giuridico in base al quale il soggetto privato provvede allo svolgimento di un servizio di pubblica utilità per conto dell’ente pubblico (ad esempio per la erogazione di servizi a rete come l’acquedotto e la riscossione diretta del relativo tributo presso i cittadini), l’anagrafe deve porre questo soggetto privato in condizione di svolgere correttamente i propri compiti, fornendogli i dati strettamente necessari (Ministero dell'Interno, parere 25 maggio 2005).

Concessionario per la riscossione dei tributi mediante ruolo

La fornitura dei dati gli può essere garantita anche mediante accesso alla banca dati dell'anagrafe (art. 2, legge 63/1993), essendo autorizzato ad accedere “a qualsiasi ufficio e centro dell’Amministrazione Finanziaria, alle conservatorie dei pubblici registri immobiliari. Con facoltà di prendere visione e di estrarre copia degli atti riguardanti i beni dei debitori iscritti a ruolo e i coobligati, nonché di ottenere, in carta libera, le relative certificazioni”.

Naturalmente i dati forniti o resi accessibili devono rispondere alle esigenze degli adempimenti istituzionali; in tal senso anche il garante ricorda che il d.m. 16.11.2000 stabilisce che la richiesta di accesso a queste informazioni deve contenere, a pena di improcedibilità, l’indicazione del numero identificativo del ruolo sulla base del quale la stessa è presentata (Ministero dell'Interno, parere 8 giugno 2005).

Associazioni benefiche e di volontariato:

E' escluso che l’ufficiale di anagrafe possa rilasciare elenchi nominativi a soggetti diversi dalle amministrazioni pubbliche per ragioni di pubblica utilità, ancorché si tratti di associazioni private dedite a finalità di sensibilizzazione su importanti temi sociali e sanitari come l’AIDO, associazione italiana donatori di organi (Ministero dell'Interno, parere dell’8 settembre 2005); oppure ai parroci per un allineamento degli archivi dei fedeli con quelli civici o per altre pur motivate ragioni (Ministero dell'Interno, parere 24 novembre 2004); o ancora ai patronati sindacali o di associazioni di categoria (Ministero dell'Interno, parere 17 novembre 2004).

Così come non sono rilasciabili elenchi degli iscritti nella locale anagrafe alle scuole paritarie - sempreché non si tratti di scuole di enti locali -, le quali pur comprese nel “sistema nazionale di istruzione” ex legge 62/2000 sulla parità scolastica rimangono istituzioni private, non potendo, pertanto, essere annoverate tra le “pubbliche amministrazioni” (Ministero dell'Interno, parere del 28 giugno 2004 e parere 20 aprile 2005).

Sempre in relazione alle scuole paritarie, Il d.L. n. 147/2007 aveva previsto al c. 6 dell'art. 1 che le disposizioni di cui all'art. 34 c. 1 del dPR n. 223/1989 fossero applicate anche al sistema nazionale di istruzione costituito dalle scuole statali e dalle scuole paritarie private e degli enti locali (come istituite dal' art.1 c. 1 della L. n.62/2000). Al momento della conversione del citato decreto con L. n. 176/2007 tale comma fu cassato.

Da ciò si deduce che, visto l'art. 34 del dPR n. 223/1989, i requisiti per il rilascio di elenchi sono due: il fatto che a richiedere debba essere una P.A. (formale art. 1 c. 2 d.Lgs. n. 165/2001 o sostanziale artt. 22 e 23 L. n. 241/1990) ed il fine concreto che si intende perseguire con l'elenco che deve essere di pubblica utilità. Le scuole paritarie invece, pur essendo parificate alla scuola pubblica non sono pubbliche amministrazioni, né dal punto di vista formale né sostanziale, anche se sotto il controllo dell'Ente Locale.